Secretaris

Onderdeel van

Bestuur

Naam

Debbie deGroot

E-mailadres

Functieomschrijving

Nieuwe secretaris ZHC gezocht!

De secretaris maakt deel uit van het dagelijks bestuur, binnen onze vereniging ondersteun je de voorzitter in het uitvoeren van zijn taken. Daarnaast heeft de secretaris de “klassieke” secretaris taken. Als secretaris heb je veel vrijheid in het kiezen van het moment waarop je je taken uitvoert. De secretaris is bestuurlijk verantwoordelijk voor de formele secretariële taken en heeft een belangrijke rol in de interne organisatie van de vereniging. Verder draagt de secretaris zorg voor een overzichtelijk en duidelijk archief en administratie.

Bestuurskwaliteiten van de secretaris:


• Kan goed communiceren en inhoudelijk luisteren en heeft interesse in de leden van de vereniging.
• Heeft inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Heeft verantwoordelijkheidsbesef voor de communicatieprocessen binnen de vereniging en onderhoudt contacten in opdracht van het bestuur met de leden van de vereniging.
• Kan gestructureerd werken, is nauwkeurig en heeft oog voor detail.
• Beheerst de Nederlandse taal en is in staat de berichtgeving duidelijk te verwoorden.
• Richt zich op het belang van de organisatie en levert samen met anderen een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat.
• Reikt op basis van ervaring en deskundigheid, oplossing(richting)en aan voor vraagstukken.


Taken en verantwoordelijkheden van de secretaris:

• De secretaris heeft naast de formele secretariële taken een belangrijke rol in de interne en externe bestuur communicatie van de vereniging, veelal per email.
• Steunt de voorzitter bij het beleid van de vereniging en andere overkoepelende taken.
• Voorbereiden van de agenda’s voor bestuur en algemene ledenvergadering. Verzorgt via mail het versturen van de agenda en de bijbehorende bijlagen en documentatie.
• Notuleert de vergaderingen en legt de concepten voor aan het bestuur en verzend de vastgestelde verslagen.
• Maakt afspraken namens het bestuur en bewaakt de voortgang namens de vereniging en verzorgt de nodige correspondentie.
• Bewaakt de zittingstermijnen van het dagelijks bestuur.



Randvoorwaarden:


• Het bestuur vergadert eenmaal per 5-6 weken.
• De tijdsbesteding zal ongeveer een 1/2 dagdeel per week bedragen. Binnen deze
tijdsbesteding valt ook de tijd die je gebruikt met het onderling communiceren. Als onderdeel van het dagelijks bestuur wordt er tussendoor gecommuniceerd met andere leden van het dagelijks bestuur.
• De tijdsbesteding van de secretaris is tevens afhankelijk van de activiteiten en de eigen initiatieven evenals de verdeling van de bestuurstaken.



Wat bieden wij?


Een enthousiast team van medebestuurders, veel vrijheid in het uitvoeren van de taken en daarnaast de ruimte om met het bestuur mee te denken over de toekomst van onze vereniging. Een en ander is geautomatiseerd waardoor diverse onderdelen gemakkelijker uit zijn te voeren. Niet in het bezit van de juiste kennis? Maar vind je de functie toch aantrekkelijk? Dan biedt de vereniging uiteraard de mogelijkheid voor begeleiding en eventueel (bij)scholing.


Heb je vragen of wil je de functie graag invullen, neem dan contact op met [email protected].